如何在Outlook中调用电子邮件


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我们都知道发送电子邮件的感觉,只是意识到你在其中包含了一个令人尴尬的错误。或者甚至更糟糕的是,你不小心点击了全部回复 ,并将你的尴尬错误发送到整个办公室。在您开始考虑已经完成的工作之前,我们为您提供了一些好消息: 许多电子邮件客户端使人们能够在发送电子邮件后回忆它们。

在本指南中,我们将教您如何在Outlook ,Microsoft的流行电子邮件服务中调用电子邮件。如果您使用Outlook管理电子邮件 ,请查看下面的分步过程,以便轻松地将这些电子邮件从边缘拉回来。

如果您是Gmail用户, 也可以在那里召回电子邮件

调用Outlook电子邮件的步骤

步骤1:打开“已发送邮件”文件夹 ,查找要调用的电子邮件 - 它应位于列表顶部。双击以完全打开它。

第2步:检查窗口顶部,确保您在“ 消息”选项卡中。然后查找“操作”下拉菜单它应该位于任务栏中的“规则移动”电子邮件选项旁边。

召回消息

步骤3:单击Actions,然后单击Recall This Message

注意:您需要一个Exchange帐户才能使用此选项。另请注意,某些管理员可能会阻止此选项,具体取决于您的组织。

步骤4:您现在应该看到调用窗口,它允许您在简单地删除消息的未读副本或用包含正确信息的新消息替换副本之间进行选择。您还可以选择以逐个收件人的方式接收有关召回是成功还是失败的报告。根据您的具体情况做出适当的选择,然后选择确定。

如果您删除了该消息,恭喜您 - 您刚刚保存了这封令人尴尬的电子邮件。如果要替换它,请继续执行步骤5。

Microsoft Outlook重新调用此消息

步骤5:如果您创建替换消息,Outlook将带您进入新的撰写消息屏幕。只要您准备好开始召回过程,只需选择发送即可。

注意:如果您发送召回消息,则不会使您的旧电子邮件消失。我们将在下面详细讨论这一点,但为了使原始消息消失,收件人可能必须首先打开召回消息。这就是为什么在召回消息的标题中加入“紧急”或类似内容以确保在其他电子邮件之前打开它的原因。

为什么电子邮件召回并不总是有效

电子邮件

开始召回过程并不意味着它会按照您的预期方式运作。凭借今天的互联网速度( 除非你生活在一个死区 ),错误的电子邮件可能已经在某个人的收件箱中等待,这会产生许多问题。以下是可以使您的召回无效的因素 - 或至少使其更复杂。

  • 打开消息:基本上,如果收件人打开您的电子邮件,您无法回想起它。收件人仍然可以收到召回消息,并注意到您确实要删除第一封电子邮件 ,但无论如何它都将保留在他们的Outlook系统中。打开该电子邮件后,所有投注均已关闭。这就是为什么快速采取行动很重要的原因之一。
  • 重定向到其他文件夹:如果您的第一条消息已激活过滤器并被重新路由到不是收件箱的文件夹,则您的调用将失败。最重要的是,召回选项只能影响留在收件箱中的电子邮件。如果第一条消息在其他地方等待,它就不会消失。
  • 公用文件夹:公用文件夹可能会使事情变得复杂,因为如果有人读取您的第一封电子邮哪个收件人或登录帐户将电子邮件标记为已读取并不重要,现在还为时已晚。
  • 其他电子邮件应用程序:召回功能旨在与Outlook一起使用。例如,如果您要向使用Gmail的用户发送邮件 ,则您无法预期召回选项可以正常运行。
  • 移动应用程序:如果您在移动设备上使用Outlook的 Exchange ActiveSync设置,则调用选项可能也不起作用。发生这种情况是因为系统在同步时尝试处理不同版本的Outlook,并且无法完成此过程,尤其是在您的移动设备处于脱机状态时。

我们知道这个方便的小功能似乎有很多陷阱。解决这些潜在的混乱?如果您的召回不起作用,我们有两个想法可以帮助您改进方案:

解决方案1:写道歉。除了确保在发送之前仔细检查您的电子邮件之外,这是解决问题的最简单方法。如果你错误地向错误的人/人发送了一封电子邮件并且这并不是太令人震惊,那么通常最好是节省你的时间并快速发送“oops”道歉说明。这适用于大多数人,你可以不用担心它。

解决方案2:延迟您的电子邮件。如果您遇到电子邮件信封,或者总是忙于回复和转发更敏感的信息类型,您可能需要考虑延迟发送电子邮件。您可以通过转到“ 文件” ,选择“ 管理规则和警报” ,然后选择“ 新建规则 ”,对所有电子邮件执行此操作。从空白规则开始,跳过条件以覆盖所有电子邮件。然后在步骤1中,选择延迟交货几分钟 。如果将其延迟几分钟,则可以在出错时更有效地调用消息。

Outlook推迟交付

如果整个过程让您在Outlook电子邮件客户端上感到恶心,您可以随时使用一次性地址。

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